سیستم تلفن تحت شبکه چه کاربردی دارد؟
سیستم تلفن تحت شبکه چه کاربرید دارد؟ تلفن تحت شبکه که به اختصار VoIP نامیده می‌شود، نوعی تلفن است که از طریق شبکه‌های کامپیوتری، به طور خاص اینترنت، برای برقراری تماس‌های تلفنی استفاده می‌کند. در این سیستم راه اندازی ویپ، به جای استفاده از خطوط تلفن سنتی، از پروتکل‌های IP برای انتقال صدا و سیگنال‌ها استفاده می‌شود.
کاربردهای سیستم تلفن تحت شبکه:
سیستم تلفن تحت شبکه یا VoIP، کاربردهای گسترده‌ای در زمینه‌های مختلف دارد. در ادامه به برخی از این کاربردها اشاره می‌کنیم:
- ارتباط آسان بین کارمندان: با استفاده از تلفن تحت شبکه، کارمندان می‌توانند به راحتی و بدون اشغال خطوط تلفن با یکدیگر تماس برقرار کنند.
- برقراری ارتباط با مشتریان: سیستم‌های VoIP امکان برقراری تماس‌های باکیفیت و مقرون به صرفه با مشتریان را فراهم می‌کنند.
- مدیریت تماس‌ها و صف‌های انتظار: با استفاده از این سیستم‌ها می‌توان صف‌های انتظار را به طور موثرتری مدیریت کرد و از نارضایتی مشتریان جلوگیری کرد.
- ارائه خدمات به مشتریان (CRM): سیستم‌های تلفن تحت شبکه می‌توانند با سیستم‌های CRM ادغام شوند و به ارائه خدمات بهتر به مشتریان کمک کنند.
- پاسخگویی به تماس‌های مشتریان: مراکز تماس می‌توانند از سیستم‌های VoIP برای پاسخگویی به تماس‌های مشتریان و ارائه خدمات پشتیبانی استفاده کنند.
- ارائه خدمات پشتیبانی: VoIP امکان ارائه خدمات پشتیبانی به مشتریان را از راه دور و به صورت آنلاین فراهم می‌کند.
- جمع‌آوری اطلاعات و نظرات مشتریان: از طریق سیستم‌های VoIP می‌توان نظرسنجی‌ها و پرسشنامه‌هایی را برای جمع‌آوری اطلاعات و نظرات مشتریان طراحی و اجرا کرد.
- ارتباط با مهمانان: VoIP امکان برقراری ارتباط آسان و سریع بین مهمانان و کارکنان هتل یا رستوران را فراهم می‌کند.
- رزرواسیون و پذیرش: می‌توان از سیستم‌های VoIP برای رزرواسیون و پذیرش مهمانان در هتل‌ها استفاده کرد.
- ارائه خدمات به مشتریان: VoIP به هتل‌ها و رستوران‌ها کمک می‌کند تا خدمات بهتری را به مشتریان خود ارائه دهند.
- ارتباط با مشتریان: VoIP امکان برقراری ارتباط آسان بین مشتریان و کارکنان فروشگاه را فراهم می‌کند.
- پاسخگویی به سوالات: با استفاده از سیستم‌های VoIP می‌توان به سوالات مشتریان به طور سریع و دقیق پاسخ داد.
- ارائه خدمات پس از فروش: VoIP به فروشگاه‌ها کمک می‌کند تا خدمات پس از فروش بهتری را به مشتریان خود ارائه
- برقراری تماس‌های ارزان: با استفاده از VoIP می‌توان با تعرفه‌های ارزان‌تر به تلفن‌های ثابت و همراه در سراسر جهان تماس برقرار کرد.
- استفاده از امکانات پیشرفته: می‌توان از امکاناتی مانند انتقال تماس، انتظار تماس، کنفرانس تلفنی و پیام‌رسان صوتی و تصویری استفاده کرد.
- ایجاد شبکه ارتباطی خانوادگی: می‌توان با اعضای خانواده در هر مکانی به طور رایگان تماس برقرار کرد.
علاوه بر موارد ذکر شده، سیستم‌های تلفن تحت شبکه در بسیاری از زمینه‌های دیگر مانند:
- مدارس و دانشگاه‌ها
- بیمارستان‌ها و مراکز درمانی
- موسسات مالی و اعتباری
- ارگان‌های دولتی
چگونگی افزایش یا کاهش تعداد خطوط در سیستم تلفن تحت شبکه:
افزایش تعداد خطوط:
ارتباط با شرکت یا ارائه‌دهنده خدمات VoIP: با شرکت یا ارائه‌دهنده خدمات VoIP خود تماس بگیرید و درخواست افزایش تعداد خطوط را بدهید.
انتخاب طرح جدید: طرحی را انتخاب کنید که تعداد خطوط مورد نیاز شما را پشتیبانی کند.
پرداخت هزینه: هزینه مربوط به افزایش تعداد خطوط را پرداخت کنید.
پیکربندی سیستم: سیستم VoIP خود را برای پشتیبانی از خطوط جدید پیکربندی کنید.
کاهش تعداد خطوط:
ارتباط با شرکت یا ارائه‌دهنده خدمات VoIP: با شرکت یا ارائه‌دهنده خدمات VoIP خود تماس بگیرید و درخواست کاهش تعداد خطوط را بدهید.
انتخاب طرح جدید: طرحی را انتخاب کنید که تعداد خطوط مورد نیاز شما را پشتیبانی کند.
پرداخت هزینه: ممکن است برای کاهش تعداد خطوط، هزینه جریمه یا لغو اشتراک
پیکربندی سیستم: سیستم VoIP خود را برای پشتیبانی از خطوط جدید پیکربندی کنید.
نکاتی برای افزایش یا کاهش تعداد خطوط:
قبل از هر اقدامی، با شرکت یا ارائه‌دهنده خدمات VoIP خود تماس بگیرید و از شرایط و ضوابط افزایش یا کاهش تعداد خطوط مطلع شوید.
نیازهای خود را به طور دقیق بررسی کنید و طرحی را انتخاب کنید که نیازهای شما را به طور کامل برآورده کند.
در نظر داشته باشید که افزایش یا کاهش تعداد خطوط ممکن است به پیکربندی مجدد سیستم VoIP شما نیاز داشته باشد.
در اینجا چند روش دیگر برای افزایش یا کاهش تعداد خطوط در سیستم تلفن تحت شبکه وجود دارد:
استفاده از خطوط مجازی: خطوط مجازی به شما امکان می‌دهند بدون نیاز به خرید خطوط تلفن فیزیکی، تعداد خطوط خود را افزایش دهید.
استفاده از سیستم‌های PBX: سیستم‌های PBX به شما امکان می‌دهند تعداد خطوط خود را به طور مجازی افزایش دهید.
استفاده از تلفن‌های IP بی‌سیم: تلفن‌های IP بی‌سیم به شما امکان می‌دهند بدون نیاز به سیم‌کشی اضافی، تعداد خطوط خود را افزایش دهید.
مزایای استفاده از سیستم تلفن تحت شبکه
کاهش هزینه‌ها:
کاهش هزینه‌های مکالمات:
مکالمات داخلی رایگان: در سیستم‌های VoIP، مکالمات بین داخلی‌ها رایگان است، حتی اگر در مکان‌های مختلف باشند.
تعرفه‌های مقرون به صرفه برای تماس‌های خارجی: تعرفه‌های تماس‌های خارجی در سیستم‌های VoIP به طور قابل توجهی ارزان‌تر از خطوط تلفن سنتی است.
کاهش هزینه‌های تجهیزات:
عدم نیاز به سیم‌کشی و کابل‌های گران‌قیمت: سیستم‌های VoIP نیازی به سیم‌کشی و کابل‌های گران‌قیمت ندارند و از شبکه موجود برای انتقال صدا استفاده می‌کنند.
استفاده از تلفن‌های IP با قیمت مناسب: قیمت تلفن‌های IP به طور قابل توجهی ارزان‌تر از تلفن‌های سنتی است.
کاهش هزینه‌های نگهداری:
مدیریت و نگهداری آسان سیستم: سیستم‌های VoIP به طور کلی نیاز به نگهداری کمتری دارند.
قابلیت عیب‌یابی و رفع مشکلات از راه دور: عیب‌یابی و رفع مشکلات سیستم‌های VoIP را می‌توان از راه دور انجام داد.
افزایش کارایی و بهره‌وری:
امکان برقراری تماس‌های همزمان:
عدم اشغال خطوط تلفن: در سیستم‌های VoIP، خطوط تلفن اشغال نمی‌شوند و می‌توان به طور همزمان چندین تماس برقرار کرد.
افزایش سرعت پاسخگویی به مشتریان: با عدم اشغال خطوط، سرعت پاسخگویی به مشتریان افزایش می‌یابد.
قابلیت‌های پیشرفته:
انتقال و انتظار تماس: می‌توان تماس‌ها را به داخلی‌های دیگر منتقل کرد و یا در صف انتظار قرار داد.
برقراری کنفرانس تلفنی: می‌توان با چند نفر به طور همزمان کنفرانس تلفنی برگزار کرد.
پیام‌رسان صوتی و تصویری: می‌توان از طریق سیستم VoIP پیام‌های صوتی و تصویری ارسال و دریافت کرد.
دسترسی آسان به اطلاعات:
ادغام با سیستم‌های CRM: سیستم‌های VoIP می‌توانند با سیستم‌های CRM ادغام شوند و اطلاعات تماس‌گیرنده را به طور خودکار نمایش دهند.
نمایش اطلاعات تماس‌گیرنده: اطلاعات تماس‌گیرنده قبل از پاسخگویی به تماس نمایش داده می‌شود.
قابلیت مقیاس‌پذیری:
افزایش یا کاهش تعداد خطوط به راحتی: می‌توان به راحتی تعداد خطوط تلفن را در سیستم‌های VoIP افزایش یا کاهش داد.
مناسب برای کسب‌وکارهای کوچک و بزرگ: سیستم‌های VoIP برای کسب‌وکارهای کوچک و بزرگ مناسب هستند.
قابلیت استفاده در شعب مختلف یک شرکت: می‌توان از سیستم VoIP در شعب مختلف یک شرکت استفاده کرد و به طور
معایب سیستم تلفن تحت شبکه
۱. وابستگی به اینترنت:
کیفیت صدا: کیفیت صدا در سیستم‌های VoIP به پهنای باند و کیفیت اتصال اینترنت بستگی دارد. اگر اتصال اینترنت ضعیف باشد، کیفیت صدا نیز پایین خواهد بود.
قطعی تماس: در صورت قطع شدن اتصال اینترنت، تماس‌ها قطع می‌شوند.
۲. وابستگی به برق:
کارکرد: سیستم‌های VoIP برای کار کردن به برق نیاز دارند. در صورت قطع برق، سیستم VoIP از کار می‌افتد.
هزینه‌های اضافی: برای تضمین برقرار بودن سیستم در زمان قطعی برق، نیاز به تهیه تجهیزات جانبی مانند یو پی اس (UPS) است که هزینه‌های اضافی را به همراه دارد.
۳. امنیت:
هک شدن: سیستم‌های VoIP می‌توانند توسط هکرها مورد هدف قرار گیرند و اطلاعات حساس به سرقت بروند.
نیاز به تخصص: برای پیاده‌سازی و پیکربندی امن سیستم VoIP، نیاز به تخصص و دانش فنی است.
۴. هزینه‌های اولیه:
خرید تجهیزات: هزینه خرید تلفن‌های IP، روتر و سوئیچ‌ها می‌تواند بالا باشد.
نصب و راه‌اندازی: هزینه نصب و راه‌اندازی سیستم VoIP توسط متخصصان می‌تواند بالا باشد.
۵. عدم سازگاری با برخی تجهیزات:
دستگاه‌های فکس: برخی از دستگاه‌های فکس با سیستم‌های VoIP سازگار نیستند.
سیستم‌های اعلام خطر: برخی از سیستم‌های اعلام خطر با سیستم‌های VoIP سازگار نیستند.
۶. نیاز به آموزش:
کاربران: کاربران برای استفاده از سیستم VoIP نیاز به آموزش دارند.
متخصصان IT: متخصصان IT برای پشتیبانی و نگهداری از سیستم VoIP نیاز به آموزش دارند.
۷. مشکلات مربوط به شماره تلفن:
انتقال شماره: انتقال شماره تلفن فعلی به سیستم VoIP ممکن است دشوار و پرهزینه باشد.
حفظ شماره: در صورت جابجایی به مکانی جدید، ممکن است نتوانید شماره تلفن خود را حفظ کنید.
۸. عدم وجود خدمات اضطراری:
شماره‌های اضطراری: در حال حاضر، در برخی از کشورها امکان برقراری تماس با شماره‌های اضطراری از طریق سیستم VoIP وجود ندارد.
۹. مشکلات مربوط به کیفیت خدمات:
پشتیبانی فنی: پشتیبانی فنی ارائه شده توسط برخی از شرکت‌های VoIP ممکن است ضعیف باشد.
عیب‌یابی: عیب‌یابی مشکلات سیستم VoIP می‌تواند دشوار باشد.
۱۰. عدم آشنایی:
مقاومت در برابر تغییر: برخی از افراد ممکن است در برابر استفاده از سیستم جدید VoIP مقاومت نشان
با وجود معایبی که ذکر شد، سیستم‌های تلفن تحت شبکه مزایای بسیاری نیز دارند که می‌توانند بر معایب آن غلبه کنند.
نکاتی برای کاهش معایب سیستم تلفن تحت شبکه:
انتخاب یک شرکت یا ارائه‌دهنده خدمات VoIP معتبر: شرکتی را انتخاب کنید که خدمات باکیفیت و پشتیبانی فنی قوی ارائه می‌دهد.
استفاده از تجهیزات باکیفیت: تجهیزات باکیفیت می‌توانند به بهبود کیفیت صدا و پایداری سیستم کمک کنند.
برقرار کردن امنیت: اقدامات لازم برای امن‌سازی سیستم VoIP خود را انجام دهید.
آموزش کاربران: کاربران را نحوه استفاده از سیستم VoIP آموزش دهید.
در نظر گرفتن نیازهای خود: قبل از انتخاب سیستم VoIP، نیازهای خود را به طور کامل بررسی کنید.
سوالات متداول
۱. در انتخاب سیستم تلفن تحت شبکه باید به چه نکاتی توجه کرد؟
نیازهای خود: تعداد خطوط مورد نیاز، قابلیت‌های مورد نیاز و بودجه خود را مشخص کنید.
کیفیت صدا: کیفیت صدا در سیستم‌های VoIP به عوامل مختلفی مانند پهنای باند شبکه و کیفیت تجهیزات بستگی دارد.
امنیت: امنیت سیستم‌های VoIP باید به طور جدی مورد توجه قرار گیرد.
پشتیبانی: انتخاب یک شرکت یا ارائه‌دهنده خدمات که پشتیبانی فنی مناسب ارائه می‌دهد، بسیار
۲. برای راه اندازی سیستم تلفن تحت شبکه چه مراحلی لازم است؟
انتخاب یک شرکت یا ارائه‌دهنده خدمات VoIP: شرکت یا ارائه‌دهنده خدماتی را انتخاب کنید که نیازها و بودجه شما را برآورده می‌کند.
خرید تجهیزات: تجهیزات مورد نیاز مانند تلفن‌های IP، روتر و سوئیچ را خریداری کنید.
نصب و راه‌اندازی: سیستم VoIP را توسط یک متخصص نصب و راه‌اندازی کنید.
آموزش: کاربران را نحوه استفاده از سیستم VoIP آموزش دهید.
۳. هزینه راه اندازی سیستم تلفن تحت شبکه چقدر است؟
هزینه راه اندازی سیستم تلفن تحت شبکه به عوامل مختلفی بستگی دارد، از جمله:
۱. تعداد خطوط مورد نیاز: هزینه سیستم VoIP با افزایش تعداد خطوط افزایش می‌یابد.
۲. نوع تجهیزات: قیمت تلفن‌های IP، روترها و سوئیچ‌ها می‌تواند از چند صد هزار تومان تا چند میلیون تومان متغیر باشد.
۳. شرکت یا ارائه‌دهنده خدمات VoIP: تعرفه‌ها و خدمات ارائه شده توسط شرکت‌های مختلف متفاوت است.
۴. نیازهای اضافی: هزینه‌هایی مانند نصب و راه‌اندازی، آموزش و پشتیبانی نیز باید در نظر گرفته شوند.
به طور کلی، هزینه راه اندازی سیستم تلفن تحت شبکه برای یک کسب‌وکار کوچک می‌تواند از چند میلیون تومان تا چند ده میلیون تومان باشد. برای کسب‌وکارهای بزرگ، این هزینه می‌تواند به چند صد میلیون تومان نیز برسد.
۴. چگونه می توان از عملکرد صحیح سیستم تلفن تحت شبکه اطمینان حاصل کرد؟
برای اطمینان از عملکرد صحیح سیستم تلفن تحت شبکه (VoIP) خود، باید اقدامات زیر را انجام دهید:
۱. انتخاب یک شرکت یا ارائه‌دهنده خدمات VoIP معتبر:
شرکتی را انتخاب کنید که سابقه اثبات شده در ارائه خدمات VoIP باکیفیت و پشتیبانی فنی قوی داشته باشد.
نظرات مشتریان را در مورد شرکت یا ارائه‌دهنده خدمات VoIP مورد نظر خود بررسی کنید.
از شرکت یا ارائه‌دهنده خدمات VoIP در مورد ضمانت‌ها و خدمات پشتیبانی فنی آنها سوال کنید.
۲. استفاده از تجهیزات باکیفیت:
از تلفن‌های IP، روترها و سوئیچ‌های باکیفیت استفاده کنید.
تجهیزات خود را از یک شرکت یا ارائه‌دهنده معتبر خریداری کنید.
از گارانتی تجهیزات خود اطمینان حاصل کنید.
۳. برقراری امنیت:
از فایروال و رمزگذاری برای محافظت از سیستم VoIP خود در برابر هکرها استفاده کنید.
به طور مرتب سیستم VoIP خود را به روز رسانی کنید.
از یک رمز عبور قوی برای دسترسی به سیستم VoIP خود استفاده کنید.
۴. آموزش کاربران:
کاربران را نحوه استفاده صحیح از سیستم VoIP آموزش دهید.
به کاربران در مورد نحوه عیب‌یابی مشکلات رایج VoIP آموزش دهید.
یک راهنمای استفاده از سیستم VoIP برای کاربران تهیه کنید.
۵. نظارت و نگهداری:
سیستم VoIP خود را به طور مرتب نظارت کنید تا از عملکرد صحیح آن اطمینان حاصل کنید.
به طور مرتب سیستم VoIP خود را به روز رسانی کنید.
از یک شرکت یا ارائه‌دهنده خدمات VoIP برای پشتیبانی و نگهداری از سیستم خود استفاده کنید.
۶. عیب‌یابی:
در صورت بروز مشکل، از راهنمای عیب‌یابی سیستم VoIP خود استفاده کنید.
با شرکت یا ارائه‌دهنده خدمات VoIP خود برای حل مشکل تماس بگیرید.
۷. آزمایش و تست:
به طور مرتب سیستم VoIP خود را آزمایش کنید تا از عملکرد صحیح آن در شرایط مختلف اطمینان حاصل کنید.
از یک سناریوی تست برای آزمایش تمام ویژگی‌های سیستم VoIP خود استفاده کنید.