سرویس تلفن گویا چیست و چه امکاناتی دارد؟

• ‫6 نظر
• ۸ آبان ۱۴۰۲

سرویس تلفن گویا چیست؟ در دنیای پر سرعت امروز، کسب‌وکارها دائماً به دنبال راه‌های نوآورانه برای افزایش تعامل با مشتری و ساده‌سازی عملیات خود هستند. یکی از این پیشرفت های تکنولوژیکی که جذابیت قابل توجهی به دست آورده است، سرویس پاسخ صوتی تعاملی (IVR) است. این راه حل پیشرفته، شیوه تعامل شرکت ها با مشتریان خود را متحول کرده و یک کانال ارتباطی یکپارچه و کارآمد را ارائه می دهد. در این مقاله به بررسی دنیای خدمات تلفن گویا خواهیم پرداخت و قابلیت ها، مزایا و کاربردهای بالقوه آنها را بررسی خواهیم کرد. با ماهونیا همراه باشید.

سرویس تلفن گویا چیست (IVR)

پاسخ صوتی تعاملی که معمولاً به عنوان IVR شناخته می شود، یک فناوری تلفنی خودکار است که تعامل انسان و ماشین را از طریق استفاده از انتخاب صفحه کلید صوتی و لمسی امکان پذیر می کند. سیستم‌های تلفن گویا به تماس‌گیرندگان اجازه می‌دهند تا با یک سیستم منوی رایانه‌ای تعامل داشته باشند و آنها را به بخش، اطلاعات یا خدمات مربوطه راهنمایی کنند.

نحوه عملکرد تلفن گویا: راهنمای گام به گام

تلفن گویا از طریق یک سری مراحل، از لحظه شروع تماس شروع می شود. در اینجا یک تفکیک ساده از روند ارائه شده است:

شروع تماس: تماس گیرنده شماره تلفن تعیین شده را شماره گیری می کند.
سلام و منو: تماس گیرنده با یک پیام ضبط شده استقبال می شود و با گزینه های منو ارائه می شود.
ورودی کاربر: تماس گیرنده با صحبت کردن یا استفاده از صفحه کلید تلفن خود گزینه ای را انتخاب می کند.
Call Routing: بر اساس ورودی، تماس به بخش یا اقدام مربوطه هدایت می شود.
تعامل و بازیابی داده ها: تماس گیرنده ممکن است اطلاعاتی دریافت کند، داده ها را ارائه دهد یا تراکنش هایی را انجام دهد.
نتیجه تماس: تماس با خلاصه ای از تعامل یا انتقال به یک عامل انسانی در صورت نیاز پایان می یابد.

سرویس تلفن گویا چیست

مزایای پیاده سازی تلفن گویا

افزایش تجربه مشتری

سیستم‌های تلفن گویا راه‌حل‌های سریع و کارآمدی را برای درخواست‌های مشتریان ارائه می‌کنند، زمان انتظار را کاهش می‌دهند و رضایت را بهبود می‌بخشند.

۲۴/۷ در دسترس بودن و پشتیبانی

با تلفن گویا، مشتریان می توانند در تمام ساعات شبانه روز به اطلاعات و خدمات دسترسی داشته باشند، حتی خارج از ساعات کاری عادی.

ساده کردن مسیریابی تماس

تلفن گویا تماس ها را به بخش های مربوطه هدایت می کند و نیاز به انتقال دستی تماس را به حداقل می رساند و زمان رسیدگی به تماس را کاهش می دهد.

جمع آوری و پردازش اطلاعات

سیستم‌های تلفن گویا می‌توانند داده‌های ارزشمند مشتری را جمع‌آوری کنند، که کسب‌وکارها می‌توانند آن‌ها را برای تصمیم‌گیری و بهبود آگاهانه تجزیه و تحلیل کنند.

مراقبت های بهداشتی

تلفن گویا برای برنامه ریزی قرار ملاقات، پر کردن مجدد نسخه و ارائه اطلاعات مربوط به سلامت استفاده می شود.

تجارت الکترونیک

مشتریان می توانند سفارشات را پیگیری کنند، جزئیات محصول را جویا شوند و از طریق تلفن گویا در بخش تجارت الکترونیک پشتیبانی دریافت کنند.

بانکداری و مالی

تلفن گویا امکان استعلام موجودی، انتقال وجه و فعال سازی کارت را فراهم می کند و راحتی را برای مشتریان بانکی افزایش می دهد.

مسافرت و مهمان نوازی

مسافران از تلفن گویا برای بررسی وضعیت پرواز، رزرو هتل و دسترسی به توصیه‌های سفر استفاده می‌کنند.

بیشتر بخوانید = تجهیزات مورد نیاز برای راه اندازی voip

ویژگی های کلیدی یک سیستم جامع تلفن گویا

قبل از بررسی سوال سرویس تلفن گویا چیست و چه امکاناتی دارد، باید با کاربرد و ویژگی های این تلفن، آشنا شویم. سیستم‌های تلفن گویا (IVR) کاربردهای مختلفی دارند که برخی از آن ها عبارت اند از:

• منوهای تماس قابل تنظیم

کسب و کارها می توانند منوهای تلفن گویا را متناسب با خدمات خود طراحی کنند و ناوبری را کاربر پسند کنند.

• پشتیبانی چند زبانه

تلفن گویا می‌تواند با ارائه تعاملات به زبان‌های مختلف، به پایگاه‌های مشتریان متنوع پاسخ دهد.

• ادغام با سیستم های CRM

سیستم های تلفن گویا با پلتفرم های مدیریت ارتباط با مشتری یکپارچه می شوند تا اطلاعات تماس گیرنده مربوطه را به نمایندگان ارائه دهند.

• فناوری تشخیص صدا

سیستم های تلفن گویا پیشرفته از تشخیص صدا برای درک و پاسخ به ورودی های زبان طبیعی استفاده می کنند.

امکانات پیشرفته سرویس تلفن گویا

سرویس تلفن گویا دارای امکانات پیشرفته‌ ای از قبیل موارد زیر است:

• پاسخگویی به سوالات متداول

این امکان به شما کمک میکند تا سوالات متداول را به صورت خودکار پاسخ دهید.

• تماس‌های خروجی خودکار

این امکان به شما کمک می کند تا تماس‌های خروجی خودکار برای اهداف بازاریابی یا خدمات مشتری ایجاد کنید.

• تجزیه و تحلیل داده‌های تماس

این امکان به شما کمک می کند تا داده‌های تماس را تجزیه و تحلیل و نقاط قوت و ضعف کسب‌وکار خود را شناسایی کنید.

انواع سرویس تلفن گویا

سرویس تلفن گویا را می‌توان بر اساس نحوه ارائه خدمات به دو دسته تقسیم کرد:

• سرویس تلفن گویا مبتنی بر سخت‌افزار

این سرویس شامل یک دستگاه سخت‌افزاری است که به کمک یک سیستم عامل اختصاصی، تماس ها را کنترل می‌کند. دستگاه‌های تلفن گویا مبتنی بر سخت‌افزار معمولاً دارای ویژگی‌های پیشرفته‌تری مانند توانایی پاسخگویی به سوالات متداول، جمع‌آوری اطلاعات از تماس‌گیرندگان، و ایجاد گزارش‌های تماس هستند.

• سرویس تلفن گویا مبتنی بر نرم‌افزار

این سرویس شامل یک نرم‌افزار است که بر روی سرور یا کامپیوتر شخصی نصب می‌شود. سرویس تلفن گویا مبتنی بر نرم‌افزار معمولاً ارزان‌تر از دستگاه‌های تلفن گویا مبتنی بر سخت‌افزار هستند و می‌توان آنها را به راحتی بر اساس نیازهای کسب‌وکار سفارشی‌سازی کرد.

بهترین روش های تلفن گویا برای نتایج بهینه

برای استفاده بهینه تر از تلفن گویای خود، مراحل زیر را انجام دهید:

• ساده کردن گزینه های منو

ساختار منوی واضح و مختصر به تماس گیرندگان اطمینان می دهد که می توانند به سرعت اطلاعات مورد نیاز خود را پیدا کنند.

• دستورالعمل های واضح ارائه کنید

تماس‌گیرندگان باید دستورالعمل‌های ساده‌ای را برای تعامل یکپارچه تلفن گویا دریافت کنند.

• پیشنهاد افزایش عامل انسانی

گزینه صحبت با یک نماینده زنده برای رسیدگی به سوالات پیچیده یا حساس را در نظر بگیرید.

• به طور مرتب به روز رسانی و اصلاح کنید

منوها و درخواست های تلفن گویا باید به طور مرتب بر اساس بازخورد مشتری و تغییر نیازهای تجاری به روز شوند.

غلبه بر چالش ها در تلفن گویا I

• پیاده سازی
  متعادل کردن اتوماسیون و شخصی سازی
  ایجاد تعادل مناسب بین پاسخ های خودکار و تعاملات شخصی بسیار مهم است.
• مقابله با ناامیدی و ترک کاربر
  طراحی تلفن گویا باید ناامیدی تماس گیرنده را کاهش دهد و از ترک تعامل آنها جلوگیری کند.

بیشتر بخوانید = راه اندازی تلفن گویا با کامپیوتر

 آینده تلفن گویا: روندها و نوآوری ها

برای بیشتر آشنا شده با سرویس تلفن گویا چیست و چه امکاناتی دارد، باید آینده این سرویس را بررسی کرد.

• تلفن گویا با هوش مصنوعی

هوش مصنوعی سیستم‌های تلفن گویا را با ارائه تعامل‌های دقیق‌تر و آگاه‌تر از زمینه بهبود می‌بخشد.

• احراز هویت بیومتریک

IVR آینده ممکن است از داده های بیومتریک برای احراز هویت امن و راحت کاربر استفاده کند.

• پردازش زبان طبیعی پیشرفته

قابلیت‌های پیشرفته پردازش زبان، تلفن گویا را قادر می‌سازد تا پرسش‌های پیچیده را بهتر درک کند.

آیا تلفن گویا برای کسب و کار شما مناسب است؟

برای بررسی این که آیا تلفن گویا برای کسب و کار شما مناسب است یا خیر، موارد زیر را در نظر بگیرید:

• ارزیابی حجم تعامل با مشتری

کسب و کارهایی که حجم تماس بالایی دارند بیشتر از تلفن گویا سود می برند.

• شناسایی موارد استفاده مناسب

جایی که تلفن گویا می تواند تعاملات مشتری را ساده کند یا کارهای روتین را خودکار کند، ارزیابی کنید.

هزینه سرویس تلفن گویا

هزینه تلفن گویا به عوامل مختلفی مانند نوع تلفن گویا، ویژگی‌های تلفن گویا، و شرکت ارائه‌دهنده تلفن گویا بستگی دارد. قیمت تلفن گویای مبتنی بر سخت‌افزار معمولاً بیشتر از تلفن گویای مبتنی بر نرم‌افزار است.

بیشتر بخوانید = راه اندازی تلفن گویا سانترال پاناسونیک

سخن پایانی سرویس تلفن گویا چیست؟

در این مقاله به طور کامل در رابطه با سرویس تلفن گویا چیست، صحبت کردیم. ترکیب یک سیستم تلفن گویا می تواند شیوه تعامل کسب و کار شما با مشتریان را متحول کند و کارایی، راحتی و تجارب بهبود یافته مشتری را ارائه دهد. با پیشرفت فناوری، تلفن گویا به سازگاری و ارائه ویژگی‌های پیشرفته‌تر ادامه می‌دهد و آن را به یک دارایی ارزشمند برای مشاغل در صنایع مختلف تبدیل می‌کند.

سوالات متداول

۱. تلفن گویا دقیقا چیست؟

پاسخ صوتی تعاملی (IVR) یک سیستم تلفنی خودکار است که به تماس گیرندگان اجازه می دهد تا با استفاده از ورودی های صوتی یا صفحه کلید با منوهای رایانه ای تعامل داشته باشند.

۲. تلفن گویا چه سودی برای تجربه مشتری دارد؟

تلفن گویا با ارائه دسترسی سریع به اطلاعات، کاهش زمان انتظار و ارائه پشتیبانی ۲۴ ساعته، تجربه مشتری را افزایش می دهد.

۳. آیا تلفن گویا فقط برای مشاغل بزرگ مناسب است؟

تلفن گویا می تواند برای مشاغل در هر اندازه مفید باشد، به ویژه آنهایی که حجم تماس بالایی دارند یا نیاز به تعامل ساده با مشتری دارند.

۴. آینده فناوری سرویس تلفن گویا چیست؟

آینده IVR شامل تعاملات مبتنی بر هوش مصنوعی، احراز هویت بیومتریک و بهبود قابلیت‌های پردازش زبان طبیعی است.

منبع = vocalcom.com